Zarządzanie wiadomościami
Wcześniej lub później każda skrzynka pocztowa rozrośnie się do niemałych rozmiarów i ogarnięcie czasem tysięcy wiadomości staje się niemałym wyzwaniem. Obaj opisywani przez nas konkurenci mają zgoła inne podejście do zarządzania i porządkowania maili.
Outlook.com stawia na sprawdzone w bojach foldery z powodzeniem wykorzystywane przez desktopowych braci – MS Outlook, Poczta Systemu Windows i Outlook Express. Oprócz domyślnych folderów (skrzynka odbiorcza, wiadomości śmieci, wersje robocze, wysłane, usunięte) możemy tworzyć własne i przypisywać im reguły automatycznie przenoszące wiadomości ze skrzynki odbiorczej. Dodatkowym narzędziem pozwalającym zapanować nad mailami są kategorie. Do jedenastu stworzonych przez MS (niestety nie ma możliwości ich usuwania) możemy dodać kolejne i podobnie jak w przypadku folderów przypisać do nich reguły.
Widok reguł w Outlook.com (kliknij, żeby powiększyć)
Bardzo ciekawym mechanizmem jest automatyczne usuwanie wiadomości. To narzędzie pozwala na ustawienie reguły, która kasuje wybrane maile po upływie 10 dni. W połączeniu z bardzo sprawnym filtrem antyspamowym takie rozwiązanie sprawia, że czyszczenie skrzynki pocztowej z niepotrzebnych wiadomości może odbywać się praktycznie bez naszej ingerencji.
Ustawienia kategorii w Outlook.com (kliknij, żeby powiększyć)
Ważnym aspektem pracy z wiadomościami jest możliwość ich szybkiego przeszukiwania. Outlook.com sprawdza się w tym zadaniu dobrze. Pozwala na przeszukiwanie maili pod kątem słów kluczowych i na dodanie do zapytań filtrów (data, adresat, nadawca, folder, kategoria, załącznik, zakres czasu), które zawężają wyniki wyszukiwania.
Przeszukiwanie wiadomości w Outlook.com (kliknij, żeby powiększyć)
Najważniejsze z wiadomości możemy „oflagować”. Kliknięcie ikony flagi po najechaniu na wiadomość sprawi, że będzie ona wyświetlana na początku skrzynki odbiorczej bez względu na folder, w którym się znajduje. Usuwania i oznaczanie wiadomości jest tak samo proste.
Gmail zastosował nieco inne podejście do porządkowania wiadomości – etykiety i wprowadzone niedawno karty. Takie rozwiązanie może wprowadzać w zakłopotanie nowych użytkowników, jednak kiedy już zrozumie się mechanizmy sortowania wiadomości, poruszanie się pośród nich nie sprawia większych problemów. Do każdej nowej etykiety możemy zastosować stworzoną przez nas regułę, jednak w przeciwieństwie do Outlook.com oznaczenie maila etykietą nie sprawi, że zostanie on przeniesiony i przestanie wyświetlać się w głównym folderze skrzynki odbiorczej. Wybrana przez nas wiadomość będzie jedynie oznaczona małą kolorową ikoną, która pozwoli na szybką identyfikację maili. Gmail pozwala na wyświetlanie wiadomości tylko z wybranej etykiety, co umożliwia łatwiejsze przeglądanie pogrupowanych wiadomości. Żeby usunąć wiadomość z widoku skrzynki odbiorczej bez kasowania, należy ją zarchiwizować. Po kliknięciu przycisku znajdującego się nad listą maili skrzynki odbiorczej, zaznaczona wiadomość znika z jej widoku i wędruje do folderu "Wszystkie".
Ustawienia filtrów w Gmailu (kliknij, żeby powiększyć)
Dodatkowym mechanizmem, który ma ułatwić przeglądanie poczty są karty. Odbierane wiadomości są automatycznie segregowane i przydzielane do odpowiednich według Gmaila kategorii (główne, społeczności, oferty, powiadomienia i fora). Niestety nie możemy tworzyć własnych kart, usługa Google pozwala jedynie na wyłączenie każdej z osobna lub wszystkich na raz.
Kolejne narzędzia pozwalające na wyróżnianie istotnych dla nas wiadomości to zaznaczanie ich gwiazdką lub ikoną „ważne" wyświetlającymi się obok maila. Za oznaczanie wiadomości gwiazdką odpowiedzialni jesteśmy sami, dołączanie pola "ważna" odbywa się automatycznie na podstawie historii wiadomości z danym kontaktem, możemy jednak ręcznie dodawać i usuwać ten znacznik.
Po właścicielu najpopularniejszej wyszukiwarki internetowej możemy spodziewać się bardzo dużo w kwestii przeszukiwania wiadomości. I Google faktycznie w tej kwestii nie zawodzi. W polu wyszukiwania oprócz interesujących nas słów kluczowych możemy wpisywać nazwy etykiet czy dołączonych do wiadomości plików. W szybszym tworzeniu złożonych zapytań pomoże nam dynamiczne wyszukiwanie, które na bieżąco podpowiada kolejne słowa. W Gmailu nie zabrakło także tradycyjnego przeszukiwania wiadomości polegającego na wypełnianiu pól takich jak nadawca, adresat, rozmiar lub data. Tworzone przez nas zapytania usługa Google pozwala zapisać w postaci filtrów, z których możemy skorzystać w późniejszym czasie.
Panel wyszukiwania w Gmailu (kliknij, żeby powiększyć)
Korzystanie z Gmail za pomocą klienta poczty przez IMAP (zamiast ich panelu www) jest koszmarne - na koncie tworzy się totalny bałagan.
Pod tym względem trochę lepiej jest w Outlook.com (przynajmniej imap działa normalnie).
Korzystanie z interfejsu www w obu przypadkach jest nieintuicyjne (przynajmniej dla mnie).
Aliasy pocztowe w obu przypadkach są masakrą. Outlook umożliwia utworzenie określonej ilości aliasów (max to chyba 10) w określonym czasie (cykl roczny). W praktyce oznacza to tyle, że gdy tworzysz 10 aliasów, masz kwestie aliasów z głowy na rok. Usunięcie aliasu (aby zmieścić się w limicie 10 szt.) nic nie daje (no może z wyjątkiem tego, że teraz masz ich 9 i ani nie przywrócisz poprzedniego, ani nie utworzysz nowego).
W google w ogóle jest masakra pod tym względem, bo alias tworzy się poprzez dodanie przedrostka. Przykładowo, jeśli masz konto jan.kowalski@gmail.com i chcesz utworzyć alias, masz możliwość utworzenia go tylko na zasadzie laska+jan.kowalski@gmail.com. Świetny pomysł na zabezpieczenie głównego konta.
Ja poleciłbym raczej np. gmx.com. Imap działa normalnie, interfejs www jest przejrzysty, możesz tworzyć dowolne aliasy w domenach związanych z gmx (a listy), załączniki porównywalne do gmaila.
Istotną wadą Gmaila jest brak dedykowanego klienta pod Windows. Chodzi o pełną synchronizację poczty, kalendarza i kontaktów. Samą pocztę można podpiąć oczywiście przez IMAP do każdego klienta. Jedynym dostępnym bezpłatnie klientem i do tego możliwym do zastosowania komercyjnego jest Mozilla Thunderbird. Po zainstalowaniu kilku rozszerzeń można w nim synchronizować gmaila z kalendarzem i kontaktami, ale bez obsługi dodatkowych kont (można je dodać osobno w samym kliencie). Niestety to rozwiązanie nie jest idealne. Synchronizacja potrafi się wywalić albo działa dość opieszale. Podobnie jest w kliencie ZimbraDesktop. Z płatnych klientów - można stosować MS Outlook lub EM CLient.
Outlook.com wypada tu lepiej, bo zarówno klient z Win8 jak i Windows Live Mail bardzo sprawnie synchronizują się z usługą, chociaż też nie bez wad. Żaden klient np., również nie pozwala na wykorzystanie mechanizmu wysyłania z innych kont bez dodatkowego definiowania tych kont w kliencie. Ponadto, aplikacja z Windows8 nie pozwala na przenoszenie wiadomości pomiędzy folderami w różnych skrzynkach, co działa bardzo dobrze w Windows Live Mail i pomaga porządkować i archiwizować pocztę.
Podsumowując: zgadzam się z konkluzją zawartą w artykule, że trudno jednoznacznie wskazać, które z opisywanych rozwiązań jest lepsze.
Jako użytkownik obu, dodam jeszcze, że niestety coraz trudniej jest te usługi powiązać. Swego czasu np. kalendarze z obu usług bardzo ładnie ze sobą współpracowały. Teraz można podpiąć kalendarz google do outlooka (read only) i nawet szybko jest aktualizowany, ale odwrotnie - kalendarz MS w Google - można podpiąć, ale synchronizacja odbywa się praktycznie raz na dobę i też tylko read only.